专业人士的小窍门

考虑配偶和儿童
弄清楚与会代表的配偶和孩童是否可以参加该会议或活动，如果邀请他们参加，要确保为他们安排活动和房间。

别致的会议用品
不要忽略会议用品的重要性。结构合理、设计新颖的文件夹、节目单、装订扣、指示标和铭牌等等，都会让会议显得更加正式和重要。

保持与会人员精力集中
为每次会间休息都选定一个主题。比如上午的休息，可以策划成一个健康主题，提供一些健康点心，以及由专业人员指导大家参与的伸展运动。会议时间最长不能超过2小时，否则与会人员就会开始感到焦虑。

选择酒店地点
在选择酒店地点时要考虑几个关键问题：地理位置，是否方便与会人员抵达，价格，设施和周围景点。您要让与会人员在开会期间心情舒畅，旅途愉快。

建立一个总帐户
要对你选择的酒店建立一个商业帐户，以便提供信用额度。帐户设立后，你就可以通过活动总帐的形式来管理所有你签核的开支，比如会议室租借费，就餐费，客户娱乐费和礼品费等等。

准备迎接与会人员
确定大部分与会人员的抵达时间，以便酒店及时配备前台接待的人力。及时通知与会人员相关酒店的入住规定，方便他们确定抵达时间，并告知他们酒店接受的信用卡种类。

了解发言人的喜好
如果您邀请了发言人，则要询问他们对会议室是否有特别要求。有的人可能喜欢剧院式的会场布置；有的人则喜欢圆桌会议，这取决于他们的演讲内容和方式。